Aktualisierung des eAU-Verfahrens ab 2027
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist längst ein fester Bestandteil des Melde- und Nachweisverfahrens im Sozialversicherungsrecht. Zum 1. Januar 2027 tritt eine neue Fassung der Gemeinsamen Grundsätze zur eAU in Kraft, die das Verfahren erneut an aktuelle Anforderungen aus Praxis und Gesetzgebung anpasst.
Dass die mediale Aufmerksamkeit rund um die eAU inzwischen deutlich zurückgegangen ist, kann angesichts der enormen Zahl übermittelter Datensätze durchaus positiv gewertet werden: Ein Verfahren, das kaum noch Schlagzeilen macht, läuft in der Regel rund. Ein gewisses „Grundrauschen“ bleibt bestehen, denn auch ein etabliertes Verfahren wird regelmäßig überprüft, angepasst und weiterentwickelt.
Kontinuierlicher Austausch von Datenmengen
Seit dem Start des Verfahrens – für Arztpraxen seit 1. Januar 2022 und für Arbeitgeber seit 1. Januar 2023 verpflichtend – wurden zwischen Arztpraxen und Krankenkassen bereits rund 480 Millionen eAU übermittelt. Die Jahreszahlen zeigen dabei ein inzwischen recht stabiles Niveau: 2023 waren es 116 Millionen, 2024 125 Millionen und 2025 wieder 114 Millionen Datensätze.
Zum Start der eAU war lediglich mit rund 77 Millionen Datensätzen jährlich kalkuliert worden. Der deutliche Unterschied macht sichtbar, wie groß die Dunkelziffer bei Arbeitsunfähigkeitszeiten vor Einführung der eAU tatsächlich war – und wie stark sich die Datenbasis der Krankenkassen seither verbessert hat. Davon profitieren auch die Arbeitgeber in den Folgeprozessen: Ablehnungen wegen fehlender Daten sind spürbar zurückgegangen. Die dadurch deutlich verbesserte Datenbasis der Krankenkassen bildet inzwischen eine wichtige Grundlage für die weiteren Folgeprozesse.
Optimierung der eAU
Die Zeiten des geduldigen Papiers sind vorbei. Konnten früher unklare Fallgestaltungen noch handschriftlich vermerkt werden, erfordert heute jede Detailfrage eine Anpassung des Datensatzes, damit die Daten reibungslos zwischen den Beteiligten fließen. Zusammen mit gesetzgeberischen Änderungen ergeben sich so regelmäßig neue Verbesserungsmöglichkeiten. Mit dem neuen Verfahren wurden zahlreiche Prozessoptimierungen und Detailanpassungen vorgenommen, die Rückfragen und Missverständnisse vermeiden und zugleich den Nutzen erweitern sollen.
Hinweis:
Die eAU hat sich längst über den früheren „gelben Schein“ hinausentwickelt: Sie umfasst inzwischen nicht nur AU-Zeiten, sondern auch Zeiten stationärer Krankenhaus- und Rehabilitationsaufenthalte und verbindet die Krankenkassen neben den Arztpraxen auch mit Arbeitgebern, Arbeitsagenturen und der Minijobzentrale. Entsprechend vielfältig sind die Fallgestaltungen, die es noch besser abzubilden gilt.
Ab dem 1. Januar 2027 sollen auch die Jobcenter eAU-Daten erhalten, was mit der neuen und bereits genehmigten Datensatzversion 3 entsprechend umgesetzt werden wird.
Bei Anfragen der Arbeitgeber an die Krankenkassen ist es wichtig zu erkennen, aus welcher Art von Programm die Daten stammen. Gerade bei Daten aus Ausfüllhilfen können sich durch manuelle Eingaben Fehler ergeben. Um solche Fehler künftig schneller erkennen und plausibilisieren zu können, wird – analog zum DTA EEL – ein neues Feld eingeführt, das die Art des verwendeten Abrechnungsprogramms angibt.
Bereits heute sieht die eAU-Verfahrensbeschreibung vor, dass die Krankenkassen dem Arbeitgeber nach der tatsächlichen Entlassung aus dem Krankenhaus proaktiv die entsprechenden Entlassdaten übermitteln. Künftig werden zusätzlich zum tatsächlichen Ende auch vorliegende Verlängerungsanzeigen proaktiv an den Arbeitgeber weitergegeben. Die zuvor übermittelten voraussichtlichen Daten werden dabei storniert, was die Nachvollziehbarkeit erhöht und die systemseitige Verarbeitung erleichtert.
Zudem entfällt künftig der bisherige Unterschied zu Daten aus Reha- und Vorsorgeeinrichtungen: Wurden bislang nur Aufnahme und voraussichtliches Entlassdatum übermittelt, erhalten Arbeitgeber nun auch die tatsächlichen Entlassdaten bzw. Verlängerungen.
Bei Folgebescheinigungen ist das Feld „Nachweis seit“ in den Meldungen an die Arbeitgeber seit Einführung der eAU regelhaft nicht gefüllt. Das liegt daran, dass dieses Datum bereits im ärztlichen Datensatz fehlt – etwa aufgrund von Arztwechseln – und auch in der früheren Papierfassung oft fehlerhaft oder gar nicht angegeben war. Um weitere Rückfragen zu vermeiden, wurde nun noch einmal klargestellt, dass dieses Datum regelmäßig nicht übermittelt wird. Für die Prüfung der korrekten eAU nutzen die Krankenkassen stattdessen das Ausstellungsdatum als Beginn.
Die Rückmeldungen des Kennzeichens „6“ ist bisher für teilstationäre Krankenhausaufenthalte vorgesehen. Hintergrund ist, dass die erforderlichen Daten zur korrekten Abbildung der Anwesenheitszeiten aus dem Krankenhausdatensatz nicht rechtzeitig vorliegen und damit die für die Entgeltfortzahlung relevanten Informationen nicht über die eAU an den Arbeitgeber übermittelt werden können.
Die Übermittlung des Kennzeichens „6“ bedeutet daher für den Arbeitgeber, dass Abwesenheitszeiten vorliegen, die grundsätzlich eine AU darstellen. Da die konkreten Anwesenheitszeiten jedoch nicht übermittelt werden können, ist für den Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber weiterhin eine entsprechende Liegebescheinigung des Krankenhauses erforderlich. Diese muss durch den Arbeitnehmer beim Krankenhaus angefordert und anschließend dem Arbeitgeber vorgelegt werden.
Meldegrund „6“ künftig auch für Reha-Leistungen
Neben teilstationären Krankenhausaufenthalten gibt es im Bereich der Leistungen zur Rehabilitation weitergehende Leistungen, welche analog zu den teilstationären Krankenhausbehandlungen ebenfalls nicht im Datensatz übermittelt werden können. Hierzu zählen ganztagsambulante Rehabilitationsmaßnahmen, mobile Rehabilitation und Kombinationsbehandlungen. Um auch hier die bisherige Rückmeldung mit dem Grund „4“ zu vermeiden und dem Arbeitgeber den Hinweis zur Abforderung eines entsprechenden Nachweises bei den Arbeitnehmern zu ermöglichen, werden diese Behandlungen unter dem Meldegrund „6“ subsumiert und daher die Bezeichnung auf „Sonderfall“ angepasst.
Zukünftige Anpassungen weiterhin im Fokus
Weitere kleinere Änderungen wurden in der Verfahrensbeschreibung präzisiert und ergänzt und können dort im Detail nachvollzogen werden. Die jeweils aktuelle Fassung kann bei GKV-Datenaustausch abgerufen werden.
Zwar ist die Veränderung des Datensatzes noch nicht einmal in der Praxis umgesetzt, doch schon durch die aktuelle Gesetzgebung ist bereits jetzt sicher, dass der Datensatz sich auch zukünftig weiterentwickeln wird. Mit der gerade erst beschlossenen Teil-AU dürfte der Datensatz kurzfristig erheblich erweitert werden müssen – mit Auswirkungen sowohl auf das Verfahren zwischen Krankenkassen und Ärzten als auch zwischen Krankenkassen und Arbeitgebern.
Keine proaktive Übermittlung der eAU
Der größte Wunsch vieler Arbeitgeber bleibt unerfüllt: eine proaktive Übermittlung der eAU durch die Krankenkassen, die den bisher notwendigen aktiven Abruf nach Hinweis der Arbeitnehmer überflüssig machen würde. Zwar gab es dazu immer wieder Gespräche, ein Signal für eine zeitnahe Lösung der datenschutzrechtlichen Hürden – etwa durch die zuständigen Ministerien – ist jedoch nicht erkennbar. Beim Abrufverfahren bleibt es also vorerst beim Status quo.