Auch in den Melde- bzw. Datenaustauschverfahren der Sozialversicherung ergeben sich zum 1. Januar 2025 Anpassungen. Zudem sind bereits weitere Änderungen bekannt, die im Laufe des Jahres 2025 Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung haben.
Im Jahresverlauf 2025 soll ein neues digitales Verfahren „Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung“ (kurz: DaBPV) umgesetzt werden. Damit wird auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in der ELStAM-Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zugegriffen.
Arbeitgeber und Zahlstellen melden ihre in der sozialen Pflegeversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten bzw. Versorgungsempfänger zu gesetzlich definierten Zeitpunkten am DaBPV-Abrufverfahren elektronisch an und ab. Auf Grundlage der Anmeldung, die beispielsweise bei Beschäftigungsbeginn innerhalb von sieben Tagen abzugeben ist, erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung durch das BZSt sowie per Abonnement weitere proaktive Meldungen bei Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Für Bestandsfälle haben Arbeitgeber und Zahlstellen initial einen Datenabruf vorzunehmen, diese Pflicht geht mit einer Übergangszeit von sechs Monaten einher.
Beim Ende einer pflegeversicherungspflichtigen Beschäftigung ist eine Abmeldung zum DaBPV-Abrufverfahren spätestens innerhalb von sechs Wochen zu übermitteln, die auch das Abonnement beendet. Das Abrufverfahren erfolgt zusätzlich zu den DEÜV-Meldungen mittels eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe wie dem SV-Meldeportal.
Das BZSt, der Spitzenverband Bund der Pflegekassen und die Deutsche Rentenversicherung Bund haben Gemeinsame Grundsätze vom 29. August 2024 aufgestellt. Diese sowie nach deren Finalisierung später auch die noch aufzustellende Verfahrensbeschreibung können wertvolle Unterstützung beim Start in das neue Abrufverfahren DaBPV leisten.
Zum 1. Januar 2025 werden stationäre Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen in das Datenaustauschverfahren integriert. Arbeitgeber erhalten auch dann eine elektronische Rückmeldung, wenn Arbeitnehmer stationäre Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen wahrgenommen haben, bei denen die jeweilige Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung der Kostenträger ist. Die Rückmeldung erfolgt mit dem neuen Kennzeichen „5 = Reha/Vorsorge“. Ab dem 1. Juli 2025 sollen dann auch Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen bzw. Krankenhausaufenthalte zulasten der gesetzlichen Unfallversicherung in das eAU-Verfahren integriert werden.
Darüber hinaus werden die Rückmeldungen zu Krankenhausbehandlungen verbessert. Sofern der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der elektronischen Anfrage des Arbeitgebers noch nicht aus der stationären Krankenhausbehandlung entlassen ist, wird ein Datum „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt. Ab dem 1. Januar 2025 wird zudem proaktiv das tatsächliche Entlassdatum an den Arbeitgeber übermittelt, sobald der Krankenkasse die Entlassmitteilung vom Krankenhaus zugegangen ist.
Zudem werden teilstationäre Behandlungen in Krankenhäusern ab dem kommenden Jahr mit einem neuen separaten Meldegrund „6 = Teilstationäre Krankenhausbehandlung“ ohne Von- bzw. Bis-Datum elektronisch an die Arbeitgeber zurückgemeldet.
Ambulante Behandlungen im Krankenhaus sowie vor- und nachstationäre Behandlungen werden weiterhin nicht im eAU-Verfahren übermittelt. Bei Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit aus diesem Grund stellt der behandelnde Arzt eine eAU aus, die als solche an den Arbeitgeber zurückgemeldet wird.
Sofern der Krankenkasse für einen vom Arbeitgeber angefragten Zeitraum ein privatärztlicher oder ausländischer AU-Nachweis vorliegt, kann diese Information (ohne weitere Daten) den Arbeitgebern ab dem kommenden Jahr mit dem neuen Meldegrund „8 = Anderer Nachweis liegt vor“ bereitgestellt werden.
Wenn Krankenkassen von den Leistungserbringern objektiv falsche Angaben erhalten oder wenn den Krankenkassen Daten im Ersatzverfahren in Papierform von Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen übermittelt werden, welche nicht den Vorgaben des Datensatzes entsprechen und daher nicht vollständig digitalisiert werden können, übermitteln Krankenkassen künftig den neuen Meldegrund „7 = In Prüfung“.
Eine Rückmeldung mit diesem Kennzeichen stellt ähnlich wie der Meldegrund „4 = Nachweis liegt nicht vor“ keine abschließende Rückantwort der Krankenkasse dar. Kann die Prüfung durch die Krankenkasse innerhalb eines Zeitraums von 28 Tagen abgeschlossen werden, werden die richtigen Daten proaktiv an den Arbeitgeber übermittelt.
Auch bei Kassenwechseln wird das Verfahren optimiert und der neue Rückmeldegrund „9 = Weiterleitungsverfahren“ übermittelt. Den Arbeitgebern wird damit deutlich gemacht, dass der aktuellen Krankenkasse zwar keine AU-Daten vorliegen, aber im Hintergrund die Anfrage an die bisher zuständige Kasse weitergeleitet wurde. Dadurch weiß der Arbeitgeber, dass hierzu noch eine zweite Rückmeldung einer anderen Krankenkasse auf seine Anfrage erfolgen wird.
Zum 1. Januar 2025 wird nach über 30 Jahren die Rechtsangleichung in den alten und neuen Bundesländern vollzogen und es werden die Bezugsgröße und die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung erstmals bundesweit einheitlich bestimmt. Dadurch fällt die Kennzeichnung mit dem Rechtskreis im DEÜV-Meldeverfahren weg.
Im Beitragsnachweisverfahren ergibt sich zum 1. Januar 2025 zunächst keine Änderung. Beitragsnachweise sind von den Arbeitgebern auch über den 31. Dezember 2024 hinaus wie bisher getrennt nach den Rechtskreisen West und Ost zu übermitteln, unabhängig davon, ob die Beiträge für Zeiten vor oder für Zeiten ab dem 1. Januar 2025 nachzuweisen sind. Hintergrund ist, dass die Rechtskreistrennung bis zum Ende des Jahres 2025 für die Deutsche Rentenversicherung für die Ermittlung des Bundeszuschusses erforderlich ist und weiterhin verschiedene Schnellmeldungen und Finanzstatistiken getrennt zu erstellen sind.
Bereits im letzten Jahr mussten Arbeitgeber Initialmeldungen zur Kopplung von Betriebsnummer und Unternehmensnummer über den Datensatz Betriebsdatenpflege abgeben.
Mehr als 25 Prozent der erwarteten Kopplungsinformationen fehlen jedoch noch. Deswegen müssen alle Arbeitgeber die Initialmeldungen im ersten Quartal 2025, spätestens jedoch bis 31. Mai 2025 erneut übermitteln.
Seit dem 1. Januar 2023 haben Arbeitgeber auf elektronische Anforderung der Einzugsstellen (Krankenkassen, Minijob-Zentrale) mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos elektronisch zu übermitteln. Zudem sind über das Datenaustauschverfahren proaktive Änderungsmeldungen der Arbeitgeber ohne vorherige elektronische Anforderung der Einzugsstellen möglich.
Das Datenaustauschverfahren ermöglicht Arbeitgebern auch die Erteilung von SEPA-Lastschriftmandaten. Der elektronische Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandates wurde hingegen bislang noch nicht berücksichtigt. Widerrufe sind aktuell noch in Schriftform den Einzugsstellen zu übermitteln.
Da sich das Verfahren zur Erteilung eines elektronischen SEPA-Lastschriftmandates als Meldung aus einem Entgeltabrechnungsprogramm oder dem SV-Meldeportal etabliert hat, wird der Prozess zum 1. Januar 2025 um den elektronischen Widerruf erweitert.
Darüber hinaus wurde festgestellt, dass Arbeitgeber in der betrieblichen Praxis teilweise Daten in den Datenfeldern „Datum gültig ab“ zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos mitteilen, die weit in der Vergangenheit liegen. Klargestellt wurde, dass bezogen auf die Wirksamkeit von Angaben grundsätzlich nur Zeitpunkte ab dem Erstelldatum der Meldung zulässig sind. Ausgenommen hiervon sind Angaben zum U1-Verfahren. Hier kann auch ein „Datum gültig ab“ angegeben werden, das in Bezug auf das Erstelldatum in der Vergangenheit liegt.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, der Rentenversicherung die für Betriebsprüfungen notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die Übermittlungspflicht bezieht sich bislang auf die relevanten Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung (z. B. Stammdaten der Arbeitnehmer, Inhalte der Beitragsnachweise, Meldungen, Lohndaten der Arbeitnehmer).
Ab dem 1. Januar 2025 sind auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Werden die prüfrelevanten Daten der Finanzbuchhaltung nicht aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt, können diese Daten auch über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programm der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden.
Auf Antrag können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der Entgelt- und Finanzbuchhaltungsdaten über die euBP verzichten. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer beim Rentenversicherungsträger gestellt, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.